¿Cómo medir y evaluar tu trabajo como freelance?

A propósito del post anterior sobre Freelance Switch, he realizado una traducción libre de uno de sus interesantes artículos que trata sobre la medición y evaluación del trabajo de quienes laboran como freelance, algo que resulta muy útil aplicar para saber cuan efectivo es nuestro trabajo, sobre todo si se trata de un trabajo independiente donde la evaluación del rendimiento depende de uno mismo. El artículo original (en ingles) es: "How to Measure and Evaluate Yourself and Your Work" y su autor es Joel Falconer.

Uno de los problemas de convertirse en un freelance es que no hay nadie vigilando tu trabajo, tu progreso, tu capacidad y eficiencia. Claro, hay clientes que hablan acerca de sus proyectos, pero quien realmente evalúa tu performance.
Estoy seguro de que muchos autónomos son más que felices al librarse de la evaluación anual, pero es fácil perderse y descuidar las oportunidades, cuando no estás vigilando tu trabajo, midiendo tu progreso e implementando cambios.
Echemos un vistazo a algunas cifras que son útiles para detectar tendencias y áreas de problemas, y cómo hacerles seguimiento.

El tiempo trabajado por proyecto
Es una buena idea el seguimiento de tu tiempo, y no sólo de cuánto trabajas, sino de cuánto trabajas en cada uno de los proyectos. ¿Cuáles se te quedan estancados durante horas, y cuales eres capaz de completar de manera eficiente? Puede utilizar estas cifras para saber qué actividades necesitan optimización, y también para saber qué trabajos se puede hacer rápidamente y, por tanto, a menudo son buenos candidatos para asumir más de estos (a menos que estos trabajos rápidos sean pequeños y mal remunerados).

El dinero ganado por proyecto
A menos que estés trabajando en varios proyectos de un cliente y realizas el seguimiento de tus finanzas por cliente y no por proyecto, probablemente, ya has obtenido esta información. Si no lo haces, probablemente no estás haciendo bien tu contabilidad!
Mantener un registro de cuánto dinero ganan los proyectos te da una idea de cuáles de tus trabajos paga bien, que tipo de trabajo, y cuáles de tus clientes pagan mejor. Esto es útil cuando necesitas podar tu árbol de clientes o estás buscando optimizar tu negocio, en general.

Referencia cruzada: tiempos y dinero ganado por proyecto
Puedes tomar las medidas anteriores y combinarlos, utilizando una hoja de cálculo o mejor aún un gráfico, para ver donde, el tiempo y el dinero están trabajando de manera más eficiente para ti. Si tienes un trabajo que paga poco pero consume grandes bloques de tiempo, puede que quieras librarte de él (a menos que se pague por sí misma en beneficios de marketing o sea algo que genuinamente ames hacer.).
Un gráfico es posiblemente la forma más fácil de visualizar de donde está viniendo la mayoría de tu dinero con la menor demanda de tiempo. Encontrar e incrementar la cantidad de trabajos que tienes donde el dinero en efectivo, es bueno, pero donde el tiempo es corto es una gran manera de optimizar tu negocio.

Software para el seguimiento de tiempos y dinero
Yo uso Billable para realizar el seguimiento de mi tiempo, y mejor aun, también puedo hacer el seguimiento del dinero usando la aplicación. Sin embargo, el tratamiento de las cuentas en Billable es una guía aproximada y uso Excel para hacer mis comparaciones finales “tiempo a dinero”.

Nuevos presupuestos o cotizaciones por mes
Nuevos presupuestos al mes no te dicen mucho sobre si tu marketing tendrá éxito en la línea base, menos si estás yendo por un mal camino. Esto simplemente contesta la pregunta: ¿Estoy haciendo con mi marketing que la gente sepa que existo?

Nuevos clientes por mes
Se trata de los nuevos clientes por mes que te dice cuan efectivos fueron realmente tus esfuerzos de marketing al final del día. Si estás haciendo montones de presupuestos y sólo unos pocos nuevos clientes, esto te dice que el proceso de marketing está muy bien, pero el proceso de "venta" (por falta de un término mejor) está sufriendo. Tú necesitas encontrar mejores formas de convencer a la gente de que eres la persona adecuada para el trabajo.

Presupuestos sin éxito por mes
El resultado práctico y útil de esta estadística te da información similar a la comparación de la proporción nuevos presupuestos - nuevos clientes, sino que te permite ver más claramente cuanto de tus esfuerzos de ventas fallaron (o acertaron). Además, la proporción nuevos presupuestos - nuevos clientes no tiene en cuenta los nuevos presupuestos que aún no han tomado una decisión, y en comparación con tus nuevos presupuestos con las presupuestos que se suspendieron lo que te permite ver un poco más claro.

Clientes perdidos por mes
¿Perdiste clientes en el mes? Si estás perdiendo más allá de una cantidad normal, estás dando un producto pobre, entregándolo tarde, cargando demasiado, o mantienes relaciones con tus clientes de manera ineficaz. Si este número es elevado tendrás que hacer algunas investigaciones y averiguar qué es exactamente lo que era que estaba mal y mejorar esa área de tu negocio.

Número de trabajos nuevos por mes
¿Qué tan exitosa ha sido en la adquisición de nuevos puestos de trabajo? Idealmente, este número debe ser superior a su cifra de nuevos clientes, porque eso significa que estás recibiendo el trabajo de aquellos con los que has trabajado antes o eres capaz de vender múltiples proyectos a nuevos clientes. Buen trabajo, en caso afirmativo. Si este número es bajo, puede ser que necesites ver lo que puedes hacer para mejorar las relaciones con los clientes existentes que no te han pedido nuevos servicios.

Número de trabajos nuevos por fuente o cliente
¿Cuántos nuevos trabajos has adquirido este mes de tus actuales clientes, y cuántos de los nuevos clientes? Si estás consecuentemente recibiendo repetidos trabajos de clientes existentes, puede ser tiempo de disminuir tus esfuerzos de marketing (aunque usted no debes cesarlos totalmente) y centrarse más tiempo en los clientes que te generan más ingresos. Pueden ser tu futuro, y tú puedes ser capaz de ampliar tu base de clientes solo con sus referencias. En la otra cara, si aun no estás haciendo suficiente dinero para sobrevivir cómodamente y este gráfico indica que la mayoría de tus nuevos trabajos proceden de los clientes que ya has encantado, es otro indicador de que tu marketing debe ser incrementado.

Total de ingresos por hora
Tener una idea del total de ingresos por hora se vuelve útil por más razones de las que yo podría enumerar aquí. En primer lugar, simplemente es bueno saber. Trabajas duro, y quieres saber si estas obteniendo realmente el valor de todo ese trabajo. Garantiza que tu marketing y el tiempo de mantenimiento no consuman demasiadas horas facturables y reduzcan tu efectivo por hora a un nivel inaceptablemente bajo, o peor aún, incurriendo en pérdida.
Consigues esta cifra, tomando todas las horas que haya trabajado en un período facturables y no facturables y el dinero que has ganado en ese mismo período, y dividiéndolos.

Producción
Me gusta saber cuánto he producido en un determinado ciclo de facturación. Puedo darme yo mismo una palmadita en el hombro por ser muy productivo, o podría revelar que necesito para obtener mis habilidades de productividad desde cero y poner mi trasero en marcha. La producción es tu moneda, es con lo que comercias. Ser capaz de producir más, más rápido, significa que puedes ganar más.
Por producción, me refiero a la cantidad de trabajo que ha producido usando tu medición estándar del sector. Para escritores como yo, esto significa palabras. Para los diseñadores web, puede significar páginas, sitios o todo (estoy adivinando aquí!). Cada sector de freelance tiene algún tipo de componente de producción; si eres es un marketero independiente, tu producción puede ser el aumento de ventas para un cliente. Esto no es producción en el mismo sentido que las palabras escritas, pero es igualmente útil.
También es útil dividir tu producción por el tiempo utilizado y el dinero en efectivo obtenido. Si tu producción es baja, pero sólo trabajaste por una hora e hiciste $50, tu problema no es crear lo suficiente!

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Freelance Switch o cómo ser un freelance eficiente

¿Si eres, fuiste o quieres ser freelance? Entonces es indispensable que leas y te suscribas a Freelance Switch, quizá el mejor sitio para trabajadores independientes, ya sean programadores, artistas, diseñadores web, escritores, ilustradores, etc.
Este blog (en inglés) contiene muchos recursos, tips, consejos y artículos relacionados con el mundo del freelance, desde programas de gestión de horas trabajadas, gestión de clientes y proyectos, aspectos legales hasta stocks de fotos, fuentes, gráficos… en resumen, una magnífica biblioteca. Freelance Switch tiene detrás a un grupo de redactores/asesores , a los que puedes hacer tus consultas, las cuales responden y ponen de manera pública en su blog. Dispone tambien de una bolsa de empleo con ofertas para profesionales independientes.

Destaca la Guía para hacer Ingresos Pasivos, que puede descargarse gratis desde el sitio o consultarse online. Imperdible. Una de las últimas novedades de este excelente sitio es el e-book: “How To Be a Rockstar Freelancer”, o como: Cómo Ser una Estrella de Rock Freelancer, que ofrece una guía completa para trabajar como freelance, desde el inicio hasta conseguir cobrar nuestros honorarios.

Este blog/comunidad se financia mediante patrocinios, con un modelo similar al de TechCrunch, aunque mucho más centrado en el mundo de los freelancers en lugar de la web 2.0 y la tecnologia.

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El manifiesto incompleto de Bruce Mau

Este post es un poco largo de leer, pero bien que lo vale. Pero además de ser largo, esta incompleto. Y algo importante por mencionar es que no lo escribí yo, pero es algo que he tomado como mío. Se trata del "manifiesto incompleto" de Bruce Mau, diseñador gráfico norteamericano de gran trayectoria cuyo trabajo no deja indiferente a nadie por lo que hace y por como lo hace. Será tema de otro post hacer un análisis de su interesante trabajo.
Por ahora lo que hay que revisar y revisar es su manifiesto. Es algo así como los consejos para crear, innovar y mantenerse en ese estado tan indispensable que necesitamos todos, desde el vendedor hasta el ama de casa, para todo aquello que signifique hacer cosas nuevas, originales y útiles. Aquí se los dejo, no tiene desperdicio.

Manifiesto incompleto de Bruce Mau

1. Permite que los acontecimientos te cambien. Tienes que estar deseando crecer. El crecimiento no es algo que te ocurre. Tú lo produces. Tú lo vives. Los requisitos del crecimiento son: que estés abierto a experimentar nuevos acontecimientos y dispuesto a ser cambiado por ellos.

2. Olvídate de lo bueno. Lo bueno es una medida conocida; es aquello en lo que todos estamos de acuerdo. Crecer no es algo necesariamente bueno. El crecimiento es una exploración intermitente que no necesariamente nos llevará a lo que estamos buscando. Mientras te apegues a lo bueno, nunca alcanzarás el verdadero crecimiento.

3. El proceso es más importante que el resultado. Cuando el resultado conduce al proceso, sólo llegaremos a donde ya hemos estado. Si el proceso conduce al resultado, quizás no sabremos a dónde vamos, pero sabremos que queremos estar ahí.

4. Ama tus experimentos (como amarías a un hijo feo). La emoción es el motor del crecimiento. Goza la libertad de considerar tu trabajo como maravillosos experimentos, intentos, ensayos y errores. Adopta un enfoque de largo plazo y permítete todos los días la diversión de fracasar.

5. Profundiza. Entre mayor profundidad alcances, más probable será que encuentres algo valioso.

6. Captura los accidentes. La respuesta incorrecta es la respuesta acertada en busca de una pregunta diferente. Acumula respuestas equivocadas como parte del proceso. Plantéate diferentes preguntas.

7. Estudia. Un estudio es un lugar para estudiar. Utiliza la necesidad de producir como una excusa para estudiar. Todos se beneficiarán.

8. Divaga. Permítete divagar sin propósito. Explora lo colindante. Evita los juicios. Deja la crítica para después.

9. Comienza donde sea. John Cage nos dice que el no saber dónde comenzar es una forma común de parálisis. Su consejo: comienza donde sea.

10. Todos somos líderes. El crecimiento ocurre. En el momento en que se dé, déjalo surgir. Aprende a seguir a otros cuando tenga sentido. Permite que cualquiera dirija.

11. Cosecha ideas. Limita las aplicaciones. Las ideas necesitan de una dinámica, de un flujo, de un ambiente generoso para sobrevivir.

12. No dejes de moverte. El mercado y su dinámica tienen la tendencia a reforzar el éxito. Resístelo. Permite que el fracaso y la capacidad de cambio sean parte de tu práctica.

13. Desacelérate. Apártate de la sincronía de los marcos de tiempo establecidos y te sorprenderán las oportunidades que se presentarán.

14. No seas "cool". "Cool" es el temor conservador vestido de negro. Libérate de los límites de esta naturaleza.

15. Haz preguntas tontas. El crecimiento se alimenta del deseo y de la inocencia. Valora la respuesta, no la pregunta. Imagínate aprendiendo a lo largo de tu vida al ritmo de un niño.

16. Colabora. El ambiente que prevalece entre la gente que trabaja en equipo está lleno de conflictos, fricciones, discordias, gozos y un vasto potencial creativo.

17. _____________. Intencionalmente conservado en blanco. Deja espacio para las ideas que aún no has tenido y para las ideas de otros.

18. Desvélate. Cosas extrañas ocurren cuando has ido muy lejos, cuando llevas mucho tiempo despierto, has trabajado demasiado y estás aislado del resto del mundo.

19. Trabaja la metáfora. Cada objeto tiene la capacidad de representar algo distinto de lo que aparentemente es. Trabaja en lo que representa.

20. Asegúrate de correr riesgos. El tiempo es algo genético. El hoy es hijo del ayer y padre del mañana. El trabajo que haces hoy creará tu futuro.

21. Repítete. Si te gusta, hazlo otra vez. Si no te gusta, hazlo otra vez.

22. Inventa tus propias herramientas. Haz híbridos con tus propias herramientas para construir cosas únicas. Aun las herramientas más sencillas pueden construir avenidas completamente nuevas para la exploración. Recuerda que las herramientas amplifican nuestras capacidades, y que la más pequeña de éstas puede hacer una gran diferencia.

23. Súbete a los hombros de los demás. Puedes viajar más lejos montado en los logros de quienes te han precedido. Y desde ahí, la vista es mucho mejor.

24. Evita el software. El problema con el software es que todo el mundo lo tiene.

25. No limpies tu escritorio. Podrías encontrar por la mañana algo que no pudiste ver esta noche.

26. No participes en concursos en busca de reconocimiento. Simplemente no lo hagas. No es bueno para ti.

27. Sólo lee las páginas del lado izquierdo. Marshall McLuhan lo hacía. Si disminuimos la cantidad de información, dejamos espacio para lo que puede ser nuestra "ronchita". 28. Crea nuevas palabras. Expande el léxico. Las nuevas condiciones demandan nuevas formas de expresión. La expresión genera nuevas condiciones.

29. Piensa con la mente. Olvida la tecnología. La creatividad no es un objeto-dependiente.

30. Organización = Libertad. La verdadera innovación en diseño, o en cualquier otro ámbito, ocurre en un contexto. Ese contexto es una suerte de empresa manejada como cooperativa. Frank Gehry, por ejemplo, sólo es capaz de crear Bilbao porque su estudio lo tiene contemplado en el presupuesto. El mito de una separación entre los "creativos" y los "de traje" es lo que Leonard Cohen define como un "encantador artefacto del pasado".

31. No pidas dinero prestado. Nuevamente, es un consejo de Frank Gehry. Al mantener el control financiero, mantenemos el control creativo. Esto no es exactamente ciencia espacial, pero es sorprendente lo difícil que resulta mantener esta disciplina y cuántos han fallado en ello.

32. Escucha con atención. Todo colaborador que entra en nuestra órbita trae consigo un mundo más extraño y complejo de lo que jamás hubiéramos imaginado. Al escuchar el detalle y la sutileza de sus necesidades, deseos o ambiciones, hacemos coincidir su mundo con el nuestro y ninguna de las partes volverá a ser la misma.

33. Haz visitas de campo. La amplitud del mundo es mucho más grande que la de tu televisor o Internet; más profunda, interactiva, rentable y dinámica que cualquier ambiente simulado en computadora en tiempo real.

34. Comete errores más rápido. Esta no es mi idea; la pedí prestada. Creo que pertenece a Andy Grove.

35. Imita. No seas tímido al respecto. Intenta llegar tan cerca como puedas. Nunca recorrerás todo el camino, y la separación puede resultar realmente sorprendente. Sólo necesitamos observar a Richard Hamilton con su versión del gran vaso de Duchamp para ver lo rica, desacreditada y desaprovechada que es la imitación como técnica.

36. Improvisa. Cuando se te olviden las palabras, haz lo que Ella Fitzgerald: inventa algo más ... pero no palabras.

37. Rómpelo, estíralo, flexiónalo, estréllalo, quiébralo, dóblalo.

38. Explora la otra orilla. Existe una gran libertad cuando evitamos adoptar el paquete tecnológico. No podemos encontrar la otra orilla porque estamos parados sobre ella. Intenta utilizar equipo con tecnología que se ha tornado obsoleta por un ciclo económico, pero que aún posee un rico potencial.

39. Los descansos para tomar café, los viajes en taxi, son invernaderos. El verdadero crecimiento con frecuencia ocurre fuera de los espacios en los que intentamos que se dé; en espacios poco ortodoxos -- lo que el Dr. Seuss llama "el lugar de espera". Hans Ulrich Obrist una vez organizó una conferencia sobre ciencia y arte con toda la infraestructura de una conferencia -- recepción, pláticas, comidas, llegadas al aeropuerto -- lo único que no hubo fue conferencia. Aparentemente el experimento fue altamente exitoso y gestó un ambiente de colaboración que aún persiste.

40. Evita marcar áreas. Sáltate las trancas. Las fronteras de la disciplina y los ambientes regulatorios son intentos de controlar la tormentosa vida creativa. Comúnmente son esfuerzos entendibles para ordenar los procesos evolutivos complejos. Nuestro trabajo es saltar trancas y atravesar campos.

41. Ríete. La gente que visita nuestro estudio con frecuencia comenta sobre cuánto nos reímos. Desde que soy consciente de ello, lo utilizo para medir qué tan cómodamente nos estamos expresando.

42. Recuerda. El crecimiento sólo es posible como producto de la historia. Sin memoria, la innovación se convierte en mera novedad. La historia da rumbo al crecimiento. Pero la historia nunca es perfecta. Cada recuerdo es una imagen degradada o recompuesta de un momento o acontecimiento previo. Esto es lo que nos hace conscientes de que se trata del pasado, y no del presente. Ello significa que cada recuerdo es nuevo, que se trata de algo diferente de su fuente y con un gran potencial de crecimiento propio.

43. Dale el poder a la gente. El juego sólo puede ocurrir cuando la gente siente que tiene el control sobre su vida. No podemos ser agentes libres si no somos gente libre.

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